دستورالعمل بروزرسانی پورتال

دستورالعمل بروزرسانی پورتال

1 – اهداف:

     1-1- اطلاع رسانی و خدمات رسانی الکترونیکی
     1-2- ارتقای رضایتمندی ارباب رجوع
     1-3- تسهیل و تسریع در ارائه خدمات به ارباب رجوع و افزایش مسئولیت پذیری مدیران
     1-4- ارتقای سلامت نظام اداری
     1-5- اصلاح سیستم ها و روش های انجام کار
     1-6- کاهش تردد شهروندان

2- ساختار:
     2-1- صاحب امتیاز: شرکت آب منطقه ای اردبیل
     2-2- مدیر مسئول: مدیرعامل آب منطقه ای اردبیل
     2-3- سردبیر: رئیس اداره روابط عمومی
     2-4- سیاست گذاری: کمسیون تحول اداری
     2-5- ترکیب: نماینده های حوزه های مدیریت عامل، معاونت های حفاظت و بهره برداری، طرح و توسعه، برنامه ریزی، مالی و پشتیبانی و دفتر مطالعات پایه منابع آب
     2-6- دبیرخانه گروه: روابط عمومی
     2-7- پشتیبانی فنی و امنیتی: گروه فن آوری اطلاعات 

3- شورای سیاست گذاری :
     1-3- کمسیون تحول اداری

4- وظایف شورای سیاست گذاری :
     4-1- تعیین اهداف ویژه و سیاستهای کلی
     4-2- نظارت عالیه بر کلیه امور مربوط به سایت
     4-3- اتخاذ تصمیم درباره تدوین آیتن نامه ها و رویه های انجام کار
     4-4- اعلام نظر در خصوص موارد ارجاعی گروه مدیریت سایت
     4-5- بررسی گزارش های تحلیلی و فصلی گروه
 

5- ترکیب اعضای گروه :
     5-1- رئیس روابط عمومی به عنوان نماینده حوزه مدیریت ، رویس گروه و سردبیر
     5-2- نماینده حوزه معاونت حفاظت و بهره برداری به عنوان عضو 
     5-3- نماینده حوزه معونت طرح و توسعه به عنوان عضو
     5-4- نماینده حوزه معاونت برنامه ریزی به عنوان عضو
     5-5- نماینده حوزه معاونت مالی پشتیبانی و منابع انسانی به عنوان عضو
     5-6- نماینده دفتر مطالعات پایه منابع آب به عنوان عضو
     5-7- نماینده گروهفن آوری اطلاعات به عنوان عضو
     5-8- کارشناس روابط عمومی به عنوان دبیرخانه گروه

6- وظایف گروه مدیریت سایت :
     6-1- تعیین عناوین مطالب به تفکیک حوزه ها و الویت بندی آنها
     6-2- پیگیری تهیه مطالب و الویت بندی آنها جهت درج در سایت
     6-3- بررسی مطالب و الویت بندی آنها جهت درج در سایت
     6-4- تهیه گزارش های تحلیلی سایت
     6-5- نظرسنجی از مخاطبان
     6-6- رعایت بخشنامه های صادره از مراجع بالادستی

7- نحوه بررسی و تعیین الویت انتشار مطالب :
     مطالب ارائه شده توسط نمایندگان هر حوزه، پس از بررسی طرح در گروه مدیریت سایت، جهت تایید نهایی به عنوان معاونت 
     های مربوطه ارسال شده و سپس توسط گروه آمار و اطلاعات مدیریت در سایت قرار داده خواهد شد.
     تبصره: موضوعات غیرقابل طرح از طریق مدیر مسئول حسب مورد به گروه اطلاع داده شود.

8- زمان بندی گردش اطلاعات :
     نمایندگان حوزه ها حسب مورد، زمان بندی تغییر مطالب قابل ارائه خود را پیشنهاد طرح و پس از تایید مراجع ذیربط، وظیفه پیگیری به روز رسانی مطالب را به عهده خواهد داشت که زمان بندی به روز رسانی مشخص خواهد شد.

9- نحوه درج مطالب در سایت :
       پس از تایید نهایی مطالب، فایل های مربوطه در فرمت های jpg – pdf – excel – word  و .... در اختیار مسئول به روز  رسانی سایت، جهت اقدامات لازم قرار می گیرد.

11- نحوه اداره جلسات و تنظیم صورتحساب گروه مدیریت سایت :

11-1- جلسات گروه مدیریت سایت هر ماه یکبار روزهای سه شنبه دومین هفته، از ساعت 12 تا 13/30 در نیمه اول سال و از ساعت 13 تا 14/30 در نیمه دوم سال برگزار خواهد شد.
2-11-محل تشکیل جلسات انفورماتیک شرکت آب منطقه ای اردبیل است و در مواقع خاص که نیاز به برگزاری جلسه در محل دیگری باشد، نشانی محل برگزاری قبلا به اطلاع اعضا خواهد رسید.
3-11-جلسات گروه با حضور دو سوم اعضا رسمیت می یابد و تصمیمات آن به ارای موافق اکثریت معتبر خواهد بود.
4-11-اعلام رسمیت جلسه و رعایت ترتیب مذاکرات و حفظ نظم جلسه بر عهده رئیس گروه مدیریت سایت است.
5-11-رئیس گروه می تواند در صورت عدم حضور در جلسه، اداره آن را به یکی از اعضای دیگر بسپارد.
6-11-دبیرخانه موظف است تصمیمات هر جلسه را حداکثر ظرف 48 ساعت به دیگر مدیریت عامل سازمان و اعضا ارسال نماید.
7-11-دستور و زمان جلسه بعدی گروه در صورتجلسه به اطلاع اعضا خواهد رسید.
8-11-اعضا باید عدم حضور خود را قبلا به دبیرخانه گروه اطلاع دهند.
9-11-مدت زمان رسمی هر جلسه در شرایط عادی یک و نیم ساعت است.
10-11-تشخیص تغییر مدت مذکور بر عهده اعضای گروه می باشد.
10-11-در صورت موافقت اکثریت،جلسات می تواند به تعداد لازم افزایش یا کاهش یابد.
11-11-در هر جلسه قبل از ورود به دستور،اعضای گروه می توانند درباره موضوعاتی که به نحوی ارتباط با اهداف و ماموریت های سایت داشته باشد،حداکثر به مدت 15دقیقه مطالبی بیان کنند.
12-11-پی گیری تصمیمات،اخذ گزارش و طرح آن در جلسه بر عهده دبیرخانه است.
13-11-رئیس گروه عملکرد گروه مدیریت سایت را هر سه ماه یکبار به کمیسیون تحول اداری گزارش خواهد کرد.
14-11-حفظ و نگهداری کلیه صورتجلسات و سوابق بر عهده دبیرخانه است.
15-11-مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این آیین نامه بر عهده رئیس گروه مدیریت سایت خواهد بود.
16-11-این آئین نامه با ................... بند در تاریخ ................... به تصویب کمیسیون تحول اداری شرکت رسید.